Как написать повестку дня собрания

Менеджмент и фриланс
06 сентября 2011
Собрания являются важным инструментом для донесения информации и принятия решений, но они также забирают много времени, которое могло бы быть потрачено на продуктивную работу.
 
Являясь одним из тех, кто отвечает за организацию собраний, вы можете думать, что написание повестки дня – это пустая трата времени, как, собственно, и само собрание, но, в таком случае, вы ошибаетесь.
 
Эффективная повестка дня собрания сделает собрание полным и лаконичным, поможет правильно распределить все вопросы для обсуждения и задействовать всех нужных людей. Поэтому хорошо продуманная повестка дня предупреждает ненужную возню и беспорядок, сохраняя время каждого из участников.  
 
Вот несколько советов по написанию повестки дня для собрания.
 
  • Подготовьте повестку дня по меньшей мере за неделю до собрания. Дайте сотрудникам время подготовится к собранию и приспособить  к нему рабочее расписание. Хорошим способом для улучшения работы офиса является определение даты постоянных собраний. Поэтому установите дату постоянных собраний, и вы будете знать, на какое число вам нужно писать повестку дня. 
  • Определите вопросы, которые будут обсуждаться на собрании. Определив вопросы, можно урегулировать длительность собрания и участники могут заранее готовиться. Чтобы усилить идею непродолжительного собрания, подчёркивайте ключевые моменты. Объявите, будет ли собрание продолжаться час, несколько часов целый день или несколько дней. Совет для того, чтобы собрание было непродолжительным: нужно вместить все вопросы на одной странице. Отложите не вместившиеся пункты на другое число.  
  • Определите место и время проведения собрания, а также основных участников собрания. Когда будет объявлено о предполагаемом собрании, эта основная информация предотвратит подавляющую часть вопросов. К тому же, люди, узнав время собрания, будут меньше спорить на эту тему. Назначайте собрание на время, подходящее для большинства участников. Установленное время также позволит участникам заранее спланировать день, в который будет проводиться собрания. Наконец, добавьте напоминания о таких существенных деталях, как выключение мобильных телефонов, регламент доклада и адрес электронной почты уполномоченного лица, которому нужно написать в случае невозможности посетить собрание.  
  • Для проведения эффективного собрания используйте инструкцию ЦПРО (OARR). ЦПРО(OARR) значит “Цели, повестка дня, роли и ответственность” (“Objectives, Agenda, Roles and Responsibilities”). Эта инструкция определит цель каждого отдельного собрания, вопросы для обсуждения и требования к участникам.
  • Исключите вопросы, которые можно решить другими способами. Собрания очень эффективны для принятия групповых решений, поскольку они делают возможными сделки в реальном режиме и совместные дискуссии. Однако, собрания могут быть трудоёмкими, снизить производительность и даже ухудшить атмосферу в офисе, привнеся ощущение бездействия. Ограничьте собрание теми достаточно важными и срочными вопросами, которые действительно нуждаются в таком обсуждении, а для оставшихся тем найдите другие способы выяснения и обсуждения. Можно использовать электронные средства, такие как электронная почта или мгновенные сообщения, или можно обсудить всё в общении один на один.   
  • Определите доверенное лицо, которое проверит повестку дня. Информация должна быть простой и понятной, в тексте не должно быть грамматических ошибок.
  • Распечатайте повестку дня. Повесьте повестку дня на доске объявлений в офисе, чтобы все могли ознакомиться с ней. Вы также можете подкрепить это действие, послав по электронной почте такую же повестку дня участникам собрания.
 
Хорошо написанная повестка дня может улучшить ход собрания, потому что у участников есть возможность подготовится заранее. Если в офисе есть свой установленный формат собраний, применяйте его, поскольку все присутствующие уже  привыкли к такому ходу дискуссии.
Оригинал статьи: Troy Marshall (www.howtodothings.com)
Похожие статьи
Комментарии (0)