|
В течение дня вам, веб-дизайнеру, приходится выполнять множество различных обязанностей. Вы и генеральный директор, и художественный руководитель, и офис-менеджер, и разносчик кофе, и даже уборщица. Это занимает много времени, и из-за этого страдает творчество. Организованность действий важна, в том числе и для вашей работы. Но есть хорошие новости. Вам не надо изобретать велосипед. Почитайте эти советы, посмотрите некоторые стратегии — поймите, что значит быть организованным. Это поможет вам разобраться с неразберихой на рабочем месте и распределить приоритеты в необходимом порядке.
1. Начальная организованность
Мы часто понимаем неверно умение быть организованным человеком или правильно организовать дело. Многие приравнивают организованность к занудству, а это не одно и то же. Рассортированные папки и аккуратно разложенные списки являются одним из путей самоорганизации, но это всего лишь наведение порядка. Основой организованности является стратегия. Быть организованным — это пользоваться четко определенными и регулярными системными способами для того, чтобы добиться поставленных целей.
Но как вы подберете и внедрите стратегию, если вы привыкли работать по-старому? Подумайте над тем, где вы тратите больше всего времени и что вам мешает дольше всего в течение дня или недели. Начните с этого. Сформулируйте четкие понятные цели и воспринимаете эти цели как конечные в своей стратегии.
К примеру, если у вас проблема с оплатой счетов (даже одного из них) вовремя, потому что их сложно найти в неразберихе вашего рабочего стола. Поставьте себе цель оплачивать все счета заранее в течение года. Имея такую общую цель, вы сможете поработать над очисткой рабочего места и наладить режим оплаты всех своих счетов.
2. Построение режима
Неорганизованные люди имеют склонность делать все в авральном режиме, перепрыгивая с одного вида деятельности на другой, не взаимосвязанный с предыдущим, теряя время и энергию. Если вы собираетесь стать более организованным, для начала необходимо проанализировать дела, которые вы регулярно выполняете каждый день, каждую неделю, каждый месяц. Что именно вы делаете регулярно? Это поможет составить список необходимых действий. Суммируйте результаты каждый день, неделю или месяц.
Как только у вас будет список этих дел, вы сможете продумать свою систему. Она поможет эффективнее распланировать свое время. Распределите свои задания по признакам: место выполнения, тип или клиент. Это сведет к минимуму потери времени, когда вы переключаете внимание с одного задания на другое (как умственно, так и физически).
Советы как эффективно выполнять ежедневные дела
1. Разбейте задания на группы
Не прекращайте работать для того, чтобы ответить на каждое электронное письмо, как только оно придет. Вместо этого определите время два — только два — раза в день, когда вы работаете с почтой. Запланируйте все встречи на одну часть дня и не отклоняйтесь от отведенного времени. Если не получается организовать встречу в отведенное время в этот день, запланируйте ее на следующий.
2. Регулярно разбирайтесь с входящими письмами в ящике электронной почты
Когда вы читаете электронные письма, сразу же сортируйте их по степени важности. У вас должно быть три папки. Одна — для важных писем («Важное»), вторая — для писем, с которыми необходимо поработать («Работа») и третья — для писем, которые неважны и на которые можно ответить позже («Рассмотреть позже»). Старайтесь, чтобы к концу каждого дня первые две папки обязательно были пустыми. Создавайте себе список текущих дел и напоминайте себе о важных заданиях. Если вы получаете слишком много электронных писем, установите систему, которая будет удалять все письма, пролежавшие без ответа10—14 дней, и отправлять уведомление тем, кто послал письма, чтобы они знали, что их письма не были прочитаны. Если письмо было важным, его пришлют еще раз.
3. Нормируйте рабочее время
Веб-дизайнеры, занимающиеся фрилансом, имеют возможность работать столько, сколько необходимо. Однако это может быть как плюсом, так и минусом. Если вы работаете по нескольку часов то здесь, то там в течение дня, вам приходится заставлять переключаться мысли туда-сюда множество раз на дню. Старайтесь работать строго по схеме в течение дня. Это четко разделит в вашем сознании рабочее и свободное время. Благодаря этому ваша работа останется эффективной и организованной.
4. Время, предназначенное для административных проблем
В первую очередь Вы — дизайнер. Но если Вы фрилансер, Вы также являетесь и руководителем. Не позволяйте накапливаться административным проблемам. Обязательно отводите каждый день или каждую неделю время для того, чтобы разобраться со счетами или систематизацией документов.
5. Время для того, чтобы подумать
Исходя из предыдущего пункта, вы, как генеральный директор, должны подумать об общих целях и стратегии своей организации, состоящей из одного человека. Обязательно оставляйте время (по крайней мере, каждый месяц) для анализа того, как идет бизнес и как вы продвигаетесь к своим целям.
Важно помнить, что программу дня можно изменить. Вы можете сделать это в любой момент. Иногда вам необходимо полностью пересмотреть стратегию, а иногда просто нужны небольшие изменения. Прислушивайтесь к внутреннему голосу.
3. Системность работы
Хотя быть организованным совсем не означает страдать навязчивыми идеями, однако очень важно продумывать понятные и последовательные методы работы, которые можно использовать на протяжении дня. Чем больше дел у вас появляется, тем важнее становится системность. Она превращается в своего рода якорь, который поможет вам не забывать об ежедневных вопросах и не пропускать крайние сроки.
Старый способ
Я верю только в простые решения, особенно для организованности. Мой рабочий стол покрыт наклейками, а небольшая записная книжка для неожиданных идей всегда находится у меня под рукой. Кстати, если вы пишете, то у вас работает то полушарие головного мозга, которое создает идею. Благодаря этому вероятность того, что вы забудете свою идею, сильно уменьшается.
Еще один плюс использования записной книжки в том, что ей не нужна зарядка (в отличие от всех этих электронных устройств), она не зависит от качества соединения с сетью Интернет, (в отличие от записей, доступных только через сеть). Если у вас постоянно случаются непредвиденные случаи, то вы можете даже завести себе водостойкую записную книжку.
Вы помните, как вы жили до эпохи мобильных телефонов? Вы помните, сколько телефонных номеров вам было необходимо запомнить? Человеческий мозг способен усвоитьогромные объемы информации. Но она эффективна только тогда, когда правильно используется. Дайте своему мозгу возможность найти ответ без помощи Интернета и компьютера — результат может вас удивить!
Небольшое замечание о Веб-приложениях — сегодня они превратились в серьезный бизнес. Понятно, что специализированное приложение может вам помочь. Но люди становятся неспособны двигаться вперед без того, чтобы не проверить, не обновить и не потерять время над своими приложениями (к примеру, над электронной почтой). Для команды, которой необходимо поддерживать контакт, эти приложения жизненно необходимы. Но при работе над проектом вы нередко контактируете только с одним-двумя людьми. Почему бы не уменьшить свою зависимость от Веб-приложений? Обычная записная книжка вполне может справиться почти со всеми функциями таких приложений, однако без ежемесячной оплаты.
Если вам недостаточно записной книжки, то обратите внимание на эти методы самоорганизации:
- Getting Things Done — как сделать все Метод самоорганизации, основанный на записывании всего необходимого.
- Hipster PDA — как упорядочить свои дела Все записи должны быть скреплены вместе. Легче найти необходимую, не так ли?
- The Printable CEO — печатный директор На листочках бумаги печатаются задачи управления и постановки целей.
Цифровое регулирование
Предложенные решения могут совершить чудеса, если вы работаете в одиночку. А если в процессе работы вы сотрудничаете с другими? Иногда в вашем распоряжении просто нет хорошей замены Веб-приложениям для управления проектом. Если без подобных приложений нельзя обойтись, то вот некоторые, которые помогут в управлении проектом:
- Basecamp
Невозможно говорить о Веб-приложениях, не упомянув об этом. Basecamp — продуманное приложение со многими возможностями для управления командой.
- Campaign Monitor
Для лучшего управления электронной почтой и создания писем в HTML формате это приложение просто незаменимо.
- Blinksale
Простое и понятное. Совместимо с Basecamp.
Если вы решили, что вам необходимо Веб-приложение, то не забудьте, что лучше всего подойдут специализированные приложения. Если приложение выполняет слишком много функций, то просто постарайтесь не обращать на них внимание.
То, что вместе с вами
У фотографов есть старая присказка:
 | Лучшая камера — та, которая с тобой в данный момент. |  |
Это верно замечено. Что вы носите с собой всегда и везде? Конечно, мобильный телефон. Вместе с iPhone и Google’s Android platform, ваш телефон так же важен, как и компьютер.
1. Используйте приложения для создания заметок.
Если вас озарила идея, запишите ее. Замените выше слово «записная книжка» на «телефон» и вы получите еще одну возможность. Вы можете собирать и систематизировать случайные изображения, видео или скриншоты при помощи Zootool.
2. Оставляйте себе голосовые уведомления.
Большинство смартфонов записывают голосовые уведомления. Голосовые уведомления — это быстрый способ сохранить информацию, не используя неудобную клавиатуру. Только не забывайте, что это сработает только в том случае, если вы прослушаете и обработаете их позже. Нет смартфона? Просто позвоните себе и оставьте сообщение. Позже вы его прослушаете.
3. Используйте приложения.
И iPhone, и Android создали самые разнообразные сервисы. Узнайте, что подходит для вашего телефона.
Избавимся от беспорядка
Постоянная проблема: ваш рабочий стол все время чем-то занят. Буквально каждый миллиметр. Разбросанные как попало карандаши и ручки, вчерашняя газета валяется сверху (кроссворд, конечно, заполнен наполовину), а в уголке киснут остатки позавчерашнего завтрака. И где-то здесь вы находите место для работы. С этим необходимо что-то делать.
1. Держите корзинку для мусора поближе к рабочему столу.
Если корзинка для мусора находится поблизости, у вас больше шансов использовать ее по назначению. Если одна уже набита, возьмите другую.
2. Используйте рабочий стол исключительно для работы.
Вы ведь не работаете в спальне? Так почему же вы читаете газету, разгадываете кроссворд или завтракаете за рабочим столом? Я понимаю, что сложно разделить частную и рабочую стороны жизни. Однако наиболее успешные дизайнеры-фрилансеры, которых я знаю, четко их разделяют и не смешивают.
3. Сортируйте новые поступления.
Один из способов быстро очистить рабочий стол - быстро рассортировывать информацию сразу по мере поступления. Просматривайте и сортируйте почту каждый день. Разберитесь со всеми бумажками, которые накопились в вашем бумажнике. Нет необходимости делать все это сразу, однако не позволяйте скапливаться грудам вещей вокруг вас.
4. Папки всегда вам помогут.
Да, эти папки надоедают, однако они - реальный выход для тех, кто хочет организовать свою работу. Отведите для каждого вопроса свою папку. Папки аккуратно складывайте в стопку в углу стола. Вы можете наполнить папки записями, сделанными во время телефонных разговоров, страничками из записной книжки или набросками на салфетках. Просто не выбрасывайте их после того, как использовали их однажды. Ведь они могут понадобиться еще раз.
5. Позаботьтесь о своем компьютере.
Вам должно быть стыдно, если у вас до сих пор нет системы для сортировки компьютерных файлов. Очень важно добиться организованности на своем рабочем месте за компьютером. Можно начать с создания папок на компьютерном рабочем столе, подобных тем, которые лежат на углу вашего стола. Используйте их для всех тех набросков, которые вы делали в электронном виде во время выполнения проекта. С окончанием проекта отправьте обе папки (и электронную, и лежащую на столе) в архив. Через год можно очистить архив, оставив только конечные результаты работы (на случай, если они когда-нибудь снова понадобятся клиенту).
Не забывайте, для получения результатов необходимы последовательность и систематичность. Поэтому пусть у вас войдет в привычку приводить в порядок рабочее место после работы в конце дня.
Избавляйтесь от бумаг
От этого никуда не денешься. Бумага в бизнесе используется ежедневно — начиная от квитанций и счетов и заканчивая накладными, факсами и письмами. Вот несколько советов по систематизации бумаг.
1. Приобретите сканер для считывания документов.
Если у вас достаточно денег, сканер для считывания документов (например, Fujitsu ScanSnap — посмотрите этот детальный обзор) может снизить вероятность пожара в забитом папками шкафу. Эти сканеры могут считывать сразу обе стороны, сканировать бумаги нестандартных размеров (например, квитанции), и делают все это быстро. После сканирования документа его можно уничтожить для соблюдения мер безопасности. Но теперь, когда ваши записи есть в электронном варианте, вам необходимо сделать резервную копию, чтобы они не были случайно стерты из-за неисправностей жесткого диска.
2. Раскладывайте документацию по месяцам.
Если приобрести сканер для считывания документов вам не по карману, я советую складывать счета и квитанции в папки по месяцам. Затем они отправляются в архив, после заполнения налоговой декларации. Накладные и все, что имеет отношение к проектам, отправляются в папки с проектами, а затем, в конце финансового года — тоже в архив.
3. Обходитесь без бумаг.
Вам должно быть стыдно, если вам до сих пор не удалось сделать свои счета и выписки небумажными. Займитесь этим прямо сейчас!
Долгий и извилистый путь
Истина очевидна: хорошо организованные люди быстрее достигают успеха в бизнесе и по жизни. Но теперь, когда вы знаете, что способность к организации является не врожденной, а приобретенной, у вас нет никаких самооправданий. Проанализируйте, что и как вы делаете, и внесите небольшие изменения. Вы удивитесь тому, как много меняют небольшие изменения!
РћСигинал статьи: Джефф Гарднер (www.smashingmagazine.com)
| 
