7 общих проблем управления проектами, а также пути их решения

Капризные клиенты могут причинять огромные неудобства. Если заказчик не знает, что ему нужно, вплоть до завершения последнего этапа работы, вносите все принятые решения в проект как промежуточные.  Важно иметь четкий план, продуманный от начала и до конца, поскольку это заставляет клиента быть точным в своих требованиях, а также способствует выполнению проекта в соответствии с планом.
В самом начале работы определите, какими будут ваши обязанности в проекте и сроки выполнения задания. Если вы захотите потребовать компенсацию за значительные переделки и исправления в техническом задании, законспектируйте количество корректировок, которые вы сделаете до того, как просить большую плату. Если возможно, подсчитайте эти изменения — это значительно упростит отслеживание.

Ваш заказчик медлителен в общении

Все люди заняты. Однако, тяжело продвигаться вперед в работе над проектом, если вы никогда не получаете ответ от заказчика.

Очень хорошо, если вы радикально повысите скорость ответов, работая чуть больше запланированного времени. Вместо того, чтобы переливать из пустого в порожнее, начните работать в том направлении, которое, как вы полагаете, правильно, а затем обращайтесь к заказчику за  утверждением. Этот способ значительно упрощает задачу заказчика — сказать «да» или «нет».

Вот пример:

Привет, Марк, В прошлый раз в нашем последнем разговоре Вы сказали, что нужно принять решение по заданию Х. Я взял на себя смелость и начал выполнять задание Y, поскольку оно больше соответствует нашему прошлому обсуждению. Если вас это устраивает, я буду работать далее и мы можем пересмотреть расписание, как было запланировано в пятницу. Вы согласны? Джон.

Прелесть этой конструкции в том, что она переключает привычный образ мыслей заказчика «Какое решение мне следует принять» на «Мне сказать «да» или «нет»? Сказать «да» или «нет» гораздо проще, чем придумать новое решение (которое должно быть нашей работой, как нанятых специалистов).

К тому же, вы получите ответ гораздо быстрее, поскольку теперь не будет ограничений по времени. Если заказчику понравится то, что вы делаете, тогда вам разрешат работать дальше. Если же нет, клиент будет знать, что должен срочно ответить вам, иначе работа будет продвигаться в неправильном направлении.

Однако также очень важно обсуждать возникающие вопросы. Очевидно, что вы не сможете выполнять работу наперед, а затем спрашивать одобрения по всем аспектам проекта, особенно тем, которые потребуют много времени и сил для внесения исправлений, если клиент скажет «нет». Иными словами, вы будете удивлены, насколько быстро продвигается работа, когда заказчику легко сказать «да».

Проект не начинается вовремя

Возможно, в прошлом месяце вы бездельничали, но зато сейчас вы просто завалены работой. Вы понимаете, что должны браться за работу, как только получили ее, но сейчас вы обеспокоены, что не сможете начать все проекты вовремя, как обещали. Или, возможно, заказчик говорит, что ваш проект — первоочередный, но на следующий день появляется более важная работа.
Если в задержке виновны вы, важно сделать хоть что-нибудь для запуска проекта, даже если это на самом деле немного.
Свяжитесь с клиентом, чтобы обсудить их ожидаемый результат и установить более реальные сроки выполнения проекта до первой контрольной проверки. Это займет буквально несколько минут, но создаст у клиента ощущение, что вы начали работу. Однако, не злоупотребляйте этим, используя всего лишь один раз.  По сути, вы обманываете клиента, а это не воспринимается хорошо.

В том случае, если работу задерживает заказчик, то вам следует выяснить, какие необходимо внести правки, чтобы начать. Известите заказчика, как эти изменения повлияют на сроки завершения очередного этапа работы. Также вам следует проверить измененное расписание относительно ваших обещаний по другим проектам.

Вы стараетесь выполнять каждое задание одинаково

Никогда не было проектов с одинаковой оплатой, условиями и требованиями. С течением времени меняются обстоятельства, люди и цели. Вместо того, чтобы втискивать каждое задание в один и тот же шаблон, потратьте немного времени и продумайте этапы работы, отвечающие требованиям каждого проекта. В любой работе есть определенные этапы, которые соответствуют общему графику. Следуйте графику и избегайте привычки оставлять все на последний день. 

Иными словами, ваше расписание постоянно меняется, не так ли? Это значит, что так же необходимо изменять и планирование вашей работы.

   

Заказчику не нравится то, что вы сделали

Если это происходит  часто, необходимо обсудить  возникшие вопросы. Убедитесь, что вы понимаете не только технические требования задания, но и основные причины, которыми руководствуются ваш заказчик.

Почему клиент решил сделать это в первую очередь? Как, по его мнению, может помочь ваша работа, когда уже все сделано? Как заказчик рассматривает ваш проект относительно общей стратегической концепции?

Хорошие руководители проектов создают общую концепцию для всех участников. Ваша задача понять направленность именно вашего проекта и концепцию вашего заказчика, а затем объедините все в одно целое.

Ваши точки соприкосновения совсем не касаются вашего проекта.

Бессмысленно работать над проектом, который не интересует заказчика. Иногда человек, который общается с вами по проекту мало заинтересован в его выполнении. Конечный продукт не окажет прямого влияния на проект, клиенту непросто задать вопрос, получить ответ — еще сложнее, заказчик дает минимум указаний.

Такие вопросы следует решать заблаговременно. При отборе потенциальных клиентов, постарайтесь определить, как сильно   заинтересован в проекте человек, с которым вам придется общаться. Обратите внимание на его обеспокоенность потенциальными проблемами или рисками, с которыми вы можете столкнуться, уровень срочности при планировании этого проекта в их календаре, а также на готовность заказчика поддерживать общение. Если он откладывает решение этих вопросов, то вам необходимо переговорить с кем-либо еще перед тем, как решить, стоит ли работать над этим заданием, или отказаться от проекта вообще.

Слишком много времени тратится на решение проблем после запуска проекта

По окончании проекта обязательно обнаружится несколько ошибок, но это происходит из-за того, что много внимания уделяется созданию, и недостаточно — проверке. Если эта проблема возникает постоянно, есть два возможных решения.

Во-первых, в самом начале запланируйте больше времени на тестирование вашего проекта. При необходимости удвойте это время. Да, это увеличит срок сдачи проекта, но в перспективе убережет вас от множества маленьких проблем, которые занимают ваше рабочее время.

Во-вторых, если возникающие проблемы — результат постоянных просьб клиента поправить тут и там, вам нужно яснее указывать, что входит в ваши обязанности,  и не предоставлять свои услуги. Когда вы обсуждаете условия работы с заказчиком, вы должны четко определить, что ваша работа заканчивается после завершения и сдачи проекта. Также переработки можно избежать, оговорив в самом начале сотрудничества, что  работа после сдачи заказа должна оплачиваться дополнительно.

Подводим итоги

Есть много причин, по которым в вашей работе могут возникнуть проблемы, но большинство из них решаются в процессе обсуждения.

Вы обязаны постоянно поддерживать с заказчиком связь до тех пор, пока он не останется доволен выполненной работой. Речь идет не просто о разговоре с клиентом. Постоянное общение возможно  только при вашем активном участии. Обратная связь сама по себе не возникнет.

Одно из правил, которое вы можете установить прямо сейчас: каждую пятницу отсылать своему заказчику отчет о выполненной работе. Это может быть как полный отчет, так и короткое письмо. Вы должны указать, что вы сделали на этой неделе, и что вы собираетесь сделать на следующей. Делайте это каждую неделю, не важно, просит ли заказчик об этом или нет. Постоянно следуйте подобной тактике решения проблем до того, как они станут слишком большими, и ваши клиенты полюбят вас.