14 советов о том, как провести совещание с хорошим результатом

Ничто так не действует на нервы, как долгое совещание, смысл которого непонятен. Вам скучно; вы не делаете ничего полезного. Пока вы сидите здесь взаперти, накапливается почта. Просто подумайте: если сократить совещания хотя бы на час в неделю, к концу года у вас будет лишняя неделя — для работы или для отдыха.

 

С другой стороны, я хочу оспорить мнение некоторых, что совещания вообще не надо проводить. Ценность продуктивных совещаний велика, они экономят время и даже бодрят.

 

Вот некоторые стратегии, которые я стараюсь использовать:

 

Банально и очевидно: начинайте вовремя и заканчивайте вовремя. Однажды совещание началось позже, и с этого момента начинает формироваться плохая привычка. Ведь люди видят, что нет смысла приходить вовремя. Есть один выход из ситуации: мой друг работает в юридической фирме, которая штрафует партнеров, если они опаздывают на совещание. Штраф — 100 долларов. Это оказалось весьма эффективным. Если совещание грозит затянуться, то просто скажите: «У нас не хватило времени на обсуждение семи пунктов, вы бы не могли задержаться на пятнадцать минут, чтобы подвести итоги?» Таким образом присутствующие поймут, что конец совещания близок.

 

В то же время запомните, что немного болтовни тоже может быть полезно. Долгое время я не верил этому, и стремился к абсолютной рациональности. Но сейчас я понял, насколько важно (и полезно) для людей иметь возможность пообщаться на личном уровне. Людям надо заводить друзей, иметь возможность раскрыть свою личность, добиться взаимопонимания. И совещания в этом тоже помогают.

 

Если кто-то не уверен, стоит ли включаться в разговор, или замолкает, когда его перебивают, постарайтесь втянуть их в беседу. Умение закрыть всем рты и захватить право слова не обязательно говорит о том, что эти предложения дельные.

 

Когда-то мой отец дал мне отличный совет:

Совещания часто сводятся к поиску виновных и признанию своей вины. И хотя не сильно приятно признавать вину, это необходимый аспект ответственности (если вы действительно виноваты). В подтверждение утверждения моего отца, на одном из моих наиболее успешных совещаний я взял на себя вину (справедливо) за то, что сделала моя команда. Мой поступок стал сенсацией, подняв доверие к моим организаторским способностям на небывалую высоту.

 

Хвалите. Совещания дают большие возможности не только для обвинений, но и для похвалы. Обратите внимание на хорошую работу других, или начните первым аплодировать коллеге. Люди часто себя ведут так, как будто похвала — это нечто экстраординарное, и если они кого-то похвалят, это принизит их самих в глазах окружающих. По своему опыту могу сказать — от похвалы ваша корона не упадет. Напротив, вы получите дополнительные бонусы в глазах окружающих — люди восхищаются умением хвалить. (Я уже не знаю, куда девать эти бонусы — я уделяю большое внимание похвале).

 

Заставлять других чувствовать себя дураками жестоко и недальновидно. Один приятель дал хороший совет:

 

Подготовьте повестку дня и следуйте ней. Если возможно, обнародуйте повестку дня заранее, со всеми остальными бумагами, которые было бы неплохо прочитать до совещания. Пусть приглашенные будут знать, что им принести с собой в случае необходимости. Из этого следует, что...

 

Никогда не идите на совещания, если не понимаете, зачем вы там нужны! Это кажется нелепым, но это тот вопрос, который возникает с завидным постоянством. И я сам когда-то сделал подобную ошибку.

 

Совещания на регулярной основе должны быть как можно более краткими и иметь четкую структуру. Заведите правило не собирать совещаний, если на это есть причины - например, не произошло что-то, что должно рассматриваться на совещании, или часть приглашенных не может прийти.

 

Не говорите того, что может повредить другим людям или настроить их против вас. Надо ли объяснять, почему? Представляете, им может это не понравиться, и они вряд ли будут благодарны. Если вы считаете, что в этом нет ничего обидного, то поставьте себя на их место.

 

Если совещание долгое, то график может нарушиться из-за возможности присутствующих проверять электронную почту и пользоваться телефонами. Понимание того, что они не на связи (для некоторых это — даже десять минут оторванности о жизни), вызывает у многих ощущение растерянности, и они потихоньку начинают рассылать мейлы из-под стола. Как будто никто этого не замечает. Хотя все остальные поступают так же.

 

Совещание должно проходить в максимально четком режиме. Если кто-то хочет обсудить посторонние вопросы, теоретические проблемы или пофилософствовать, то пусть организуют отдельную встречу.

 

А вот радикальное решение проблемы: откажитесь от стульев. Есть потрясающая книга Боба Саттона «За***ранцам вход запрещен» (The No A****** Rule). Я написал название таким образом не из-за излишней щепетильности, а по соображениям модерации. Боб обращает внимание на то, что исследования показали: на совещания, где все стоят, для принятия решения требуется на 34 процента меньше отведенного времени, по сравнению с решениями, принятыми теми, кто сидел.

 

Наверное, самое важное: будьте очень внимательны к постановке вопросов, требующих принятия мер. Кто что согласен выполнить? К какому времени? Убедитесь, что все понимают, почему на совещании будет принято именно это решение. В конце совещания быстро пройдитесь еще раз ко всем вопросам, чтобы добиться полного понимания от каждого. Сейчас я никогда не ухожу с совещания без своего собственного списка, в котором расписано, кто, что и к какому времени должен мне сделать.

 

Что я упустил из виду? Какие еще стратегии можно предложить для того, чтобы совещания стали более эффективными?

 

* Для лучше визуализации информации, просмотри это замечательное вдохновляющее видео. Оно касается тенденций в сфере здоровья и получения доходов за последние 200 лет — анимированные графики и живое обсуждение.

 

* Нужна хорошая книга? Не знаете, что подарить? Обратите внимание на «Проект счастья» («The Happiness Project»). Необходимо отметить, что по мнению Нью Йорк Таймз, это — бестселлер №1.

Закажите свой экземпляр.

Почитайте выложенные отрывки из книги.

Посмотрите небольшое рекламное видео.

Послушайте пример из аудиокниги (начитано мной).