5 видов деятельности, которой вы посвящаете свой день

Сейчас модно писать статьи, посвящённые всему, что касается рабочего дня – советы по ведению электронной переписки, заметки по планированию и руководству встречами. Но, если смотреть глубже, чему мы можем научиться, анализируя различные виды деятельности, которые мы выполняем, и анализируя то, как мы распределяем своё время?

Для начала, давайте рассмотрим пять основных видов деятельности, которые встречаются в нашей повседневной работе:

1. Ответы

В наше время основная часть нашего дня расходуется на ответы на поступившие сообщения и запросы, такие как электронные письма, смс сообщения, сообщения в социальных сетях, голосовые сообщения и тому подобное. Вы постоянно отвечаете на то, что приходит вам, и поэтому у большинства снижается производительность там, где необходимо выполнять основную работу. Отвечать на сообщения, конечно, необходимо, но не позволяйте этому занятию захватить большую часть вашего рабочего дня.

2. Планирование

Кроме того, что вам надо отвечать на сообщения, вам также необходимо планировать свою работу. Планирование подразумевает, что вы обдумываете то, как вы будете проводить время, составляете расписание и выделяете в нём самое важное, работаете над планом встреч и улучшаете свою систему работы. Планируя, вы решаете, как вы распределите свою энергию, и вы разрабатываете свои подходы, которые помогут вам справиться с поставленными задачами. Самая лучшая организация рабочего дня – это та, которую человек создаёт себе сам так, чтобы рабочий день с начала и до конца был заполнен деятельностью. Возможно, это звучит слишком приземлённо, но планирование помогает нам наиболее эффективно достичь своих целей.

3. Обеспечение жизнедеятельности

Конечно, в течение дня мы выполняем много действий, которые не относятся ни к ответам на сообщения, ни к планированию. Работа, обеспечивающая жизнедеятельность – это такая работа, которую часто выполняет административный/обслуживающий персонал и которая необходима нам для того, чтобы «держаться на плаву». К ней, например, относится подготовка счетов, их оплата и проверка, доработка деловых презентаций, сбор необходимых данных. Обеспечение жизнедеятельности является важным видом работы, но вы должны сохранять гибкость, когда выполняете подобную работу. Вся ваша работа может быть завалена, если вы будете по привычке выполнять административную работу, которая, на самом деле, не нужна.

4. Перепроверка

Перепроверка является работой, которую мы выполняем, чтобы удостоверится в настоящем положении дел. Например, вы можете одержимо искать информацию по Интернету, которая касается вашей компании или читать он-лайн мнения людей о вас или о том, что вы делаете. Перепроверка никак не помогает нам двигаться вперёд, если только это не краткий обзор настоящего положения дел. Очень часто мы даже не отдаём себе отчёт в том, что тратим на перепроверку много лишнего времени.

5. Решение поставленной задачи

Для решения поставленной задачи очень важно творчески подходить к делу. Независимо от вида задачи, оно требует полной отдачи, будь то создание нового интерфейса, разработка нового бизнес-плана, написание статьи в блоге или создание нового продукта. Независимо от того, командная у вас работа или вы работаете в одиночку, для того чтобы найти правильный ответ, вы должны творчески подойти к делу.

Самая лучшая организация рабочего дня – это та, которую человек создаёт себе сам так, чтобы рабочий день с начала и до конца был заполнен деятельностью.

Чего мы добиваемся, если регулируем свою работу

Приняв во внимание все пять видов деятельности, мы можем отрегулировать наш рабочий день и длительность их выполнения.

Мой обычный рабочий день состоит из 2-5 видов деятельности, где большая часть приходится на организацию жизнедеятельности. Мне это не нравится, но приходится признать, что такой вид работы, как обеспечение жизнедеятельности постоянно вмешивается в мои планы (в работу по планированию) и мешает мне решать поставленные задачи (что тоже является основным видом работы).

Я также ловлю себя на том, что почти между всеми видами деятельности я постоянно занят ответами на сообщения или просмотром электронных писем, а также, время от времени, перепроверкой, которая обычно выражается в чтении о моём бизнесе в социальных сетях. Вот несколько советов, которые помогут вам урегулировать свою работу:

• Решение поставленной задачи лучше всего осуществляется, если вы с головой окунётесь в проблему. Для многих это значит, что им следует не отвлекаться от работы на внешние раздражители и социальные сети. При коллективной работе поставленные задачи лучше всего решаются заинтересованными людьми с соответствующей квалификацией и возможностями. Если люди в коллективе не почувствуют себя причастными к делу, то пострадает результат.
• Для обеспечения жизнедеятельности лучше всего использовать автоматизированный подход. Везде, где только возможно, для автоматизации управления проектами и повышения эффективности должны использоваться технологии. Вы должны стремиться к снижению временных затрат на обеспечение жизнедеятельности и повышению результативности этого вида работы. Тем из нас, кто руководит коллективами, по возможности следует поручать подчинённым работу по обеспечению жизнедеятельности, а не делать её самим. Всемирно известные руководители говорят о том, что они вначале тратят много времени на планирование, устанавливая определённую систему, в которой подчинённые знают круг своих обязанностей и полномочий, а затем сводят к минимуму свою ежедневную административную работу.
• Работа над ответами на сообщения зачастую вытесняет все остальные виды деятельности. Этот вид деятельности нужно контролировать, строго ограничивая время её выполнения в течение дня. Благодаря широкому и быстрому росту распространения мобильных устройств мы можем отвечать на сообщения во многих случаях – переходя из одного здания к другому или во время перерыва, который образовался в связи с перенесённым собранием. Если мы предпочитаем отвечать на сообщения в ущерб другим видам деятельности, мы делаем очень большую ошибку. В том, чтобы справиться с этой проблемой, нам поможет планирование. Точно так же работа по обеспечению жизнедеятельности поможет вам определить то, что следует поручить подчинённым, и, таким образом, уменьшит поток сообщений, на которые необходимо будет отвечать.
• Перепроверке нужно выделить определённый период времени в течение дня (или, если вы достаточно дисциплинированы, занимайтесь ею один раз в несколько дней). Выделите, например, полчаса в конце каждого дня для того, чтобы сразу всё перепроверить – статистику, сколько раз ваш блог попал в поиск и сколько раз его посетили, сколько было положительных отзывов за день – всё то, что успокоит вас.
• Для большинства из нас планирование является второстепенной работой. Вы занимаетесь этой работой не тогда, когда у вас полно сил, а когда вы уже не можете делать ничего другого. Но если вы считаете, что преимущество организации в её конкурентоспособности (а я считаю именно так), то вам нужно выделить время для планирования и познакомиться со способами его оптимизации. Вы можете успешно использовать существующие подходы, адаптируя их со временем для нужд своей организации. В конце концов, если вы начинаете пользоваться каким-то подходом, то вы начинаете действовать. Действия превращаются в опыт, который порождает другие действия, приносящие результаты.

Не вся работа одинакова. Старайтесь работать, осознавая вид выполняемой вами работы, и при этом определяйте, как этот вид работы сказывается на её продвижении.

А каково ваше мнение на этот счёт?

Как вы справляетесь с различными видами работы, которую вам приходится делать?

Tweet

0 комментаСиев