27 факторов, снижающих продуктивность: Почему ничего не делается?!

Всегда больше дел, чем времени. И чем больше вы на себя берете, тем больше появляется работы. Вы заканчиваете одно дело, а еще шесть выскакивают из ниоткуда – это никогда не закончится. …… - вам нужно распределять время с умом, а это означает быть продуктивным.

Да, страшное слово на букву «П». Точно, легче сказать, чем сделать. Иногда, вы просто непродуктивны. Вы хотите быть продуктивными, но кажется, что дела никогда не сделаются.

И вот почему…

Что снижает продуктивность?

Есть всего несколько основных причин, из-за которых страдает продуктивность. Чуть позже я расскажу о каждой в отдельности, а сейчас, давайте рассмотрим проблему в общем:

• Вы откусили больше, чем можете проглотить. Не хотите вы говорить «нет», не можете или не знаете как – в результате вам приходится делать слишком много.
• Дух бодр, плоть же немощна. У вашего тела есть потребности. вам необходимо его правильно кормить, делать зарядку и давать ему отдых для того, чтобы оно оставалось здоровым.
• Плоть бодра, дух же немощен. На ваше состояние сильное влияние оказывают внешние факторы, такие, как отношения, деньги и вид выполняемой работы.
• Всегда есть завтра. Промедление вызвано препятствиями и разногласиями. Эти советы помогут вам гарантированно совсем перестать медлить.
• Неважное становится важным. Перерыва на электронную почту и телефонные звонки, и отвлекающие факторы из личной жизни, например, множество встреч, снижают вашу продуктивность.
• Делаем не то, что надо. Ясность – это сила. И если вы точно знаете, чего хотите, вам нужна правильная стратегия и план действий.

Все это снижает продуктивность, но все это можно предотвратить или избежать. Давайте рассмотрим первый случай…

Вы откусили больше, чем можете проглотить

В сутках 24 часа. Чтобы сохранить высокий уровень продуктивности, вам нужно спать 7-8 часов. А еще вам нужно есть, отдыхать и иметь хотя бы немного общественной жизни. Остается от 10 до 12 рабочего времени. Даже если вы сверхпродуктивны, ваши возможности все равно ограничены.

• Ваши глаза больше желудка.
  Вы – амбициозный, целеустремленный и уверенный. И слишком оптимистичный. Вы даете обещания клиентам, и не можете их подвести. Есть три выхода из этой неприятности:
  • Во-первых, вы можете освободить имеющиеся мощности, отменив другие заказы. Если уже слишком поздно отказывать клиентам, тогда, вероятно, пострадает ваша личная жизнь.
  • Во-вторых, вы можете увеличить производительность, наняв кого-то себе в помощь. Вы понесете дополнительные расходы, и вам придется провести какое-то время с этим человеком, чтобы ввести его в курс дела и объяснить, что именно вы от него хотите. Но возможно, что вы ухитритесь выполнить все свои обещания. Top grading – интересный подход к найму исполнителей высокого класса.
  • Третий вариант – договориться о возможных сроках сдачи. У вас есть хоть один гибкий клиент или проект? Объясните ситуацию и попросите несколько дней дополнительно. Но не тяните до последнего. Начинайте переговоры сразу же, как только вы поняли, что не сможете выполнить все обязательства в срок. Обычно клиенты сговорчивы, и соглашаются отложить срок сдачи проекта, если это случается нечасто. Но если это войдет у вас в привычку, ваши просьбы будут их раздражать.
• Вы не знаете, как сказать «нет».
  Ваша репутация зависит от того, насколько успешно вы выполняете свои обещания. Если вы слишком распыляетесь, качество работы существенно ухудшается – а, следовательно, и ваша репутация. Помните о своих обязательствах, и начните говорить «нет», если вы не успеваете сделать больше. Когда к вам обращаются с просьбой, лучше выделить время и ответить. Не оправдывайтесь, когда отвечаете отказом. Говорите вежливо и твердо.
• Вы просто не можете сказать «нет».
  Когда начальник просит вас что-то сделать, это не совсем тот случай. Теоретически, вы МОЖЕТЕ сказать «нет», но есть риск увольнения. Если все дела – срочные, сложно установить приоритеты, и возможно, вы чувствуете себя подавленным. Самое лучшее – сесть и объяснить ситуацию начальнику. Пусть он знает, сколько вы откусили. Скажите ему, что это нереально выполнить в отведенное время.
  Попросите его помочь вам расставить приоритеты. Иногда это не проблема. Иногда у вас нормальный объем работы, если только вы в состоянии его выполнить…

Дух бодр, плоть же немощна…

Если вы не в добром здравии – если ваше тело не в состоянии выполнить то, что вы пытаетесь сделать – тогда вы ничего не сделаете. Поэтому давайте рассмотрим причины, почему так может случиться.

• Вы не высыпаетесь.
  Когда речь заходит о сне, здесь нет волшебных чисел. Ваша потребность во сне зависит от возраста и генов. Исследователи сошлись в том, что большинству людей необходимо от 7 до 8 часов ночного сна, чтобы полностью отдохнуть.
• Вы делаете мало физических упражнений.
  «Физическая форма – это не только один из самых важных ключей к здоровому телу, это основа энергичной и творческой интеллектуальной деятельности». – Джон Ф. Кеннеди. Все знают, что зарядка полезна для физического и психического здоровья. Если вам все еще нужна мотивация, чтобы начать заниматься, вот 13 научно доказанных преимуществ физических упражнений.
  
  Если вы не делаете зарядку, начните с простого. Вы живете в многоэтажном доме? Поднимайтесь и спускайтесь по лестнице 15-30 минут. Ходите на пешие прогулки. Конечно, всегда есть спортзал. Дисциплинированный партнер даст и поддержит в вас мотивацию.
• Вы делаете слишком много физических упражнений, и в итоге перегорели.
  Чрезмерные тренировки имеют серьезные негативные последствия. Обязательно достаточно отдыхайте и ешьте между тренировками. Прислушивайтесь к своему телу и выявляйте симптомы переутомления.
• Вы не придерживаетесь принципов здорового питания.
  Существует большое количество опасностей, связанных с неправильным питанием. Это приводит к слабости, лишнему весу и болезни. К тому же, вы открываете доступ заболеваниям, опасным для жизни. Если вы ощущаете недомогание или недостаток энергии, ваша продуктивность падает. Избегайте продуктов с высоким содержанием рафинированного сахара или плохих жиров. Попробуйте вегетарианскую или веганскую диету. Проконсультируйтесь с врачом.
• У вас нет времени для себя.
  Ваше тело и разум требуют регулярного отдыха. Если вы не будете делать перерывы в течение рабочего дня и регулярно брать выходные, ваша продуктивность снизится. Вам нужно восстанавливать уровень энергии, чтобы иметь постоянный хороший результат.
• Вы больны.
  Исследование Фонда Содружества (The Commonwealth Fund) показало, что количество рабочих дней, пропущенных по болезни, 69 миллионов рабочих в США в 2003 году составило 407 миллионов. Еще 478 миллионов дней были потеряны потому, что рабочие не могли сосредоточиться на работе из-за своей болезни, или болезни членов семьи.
  
  Наиболее результативный метод по отношению к заболеваниям – это профилактика. В случае плохого самочувствия, самое лучшее – дать организму необходимый отдых. Лучше взять отгул СЕЙЧАС, тогда вам не придется брать неделю отгулов позже.
  
  Тело и разум крепко связаны. Они оказывают друг на друга прямое влияние. Поэтому обратная связь – это реальность.

Плоть бодра, дух же немощен…

Чтобы быть продуктивным, недостаточно быть физически здоровым. Ваш разум нуждается в позитивных эмоциях и в избавлении от стресса и беспокойства. Давайте взглянем на несколько причин таких негативных эмоций.

• У вас нет мотивации делать то, что вы делаете.
  То, что вы делаете, для вас – скучное и изматывающее занятие? Вам трудно мотивировать себя с утра, чтобы начать день? Если так, то вы занимаетесь не тем, что вам нравится. Самый короткий путь к продуктивности – это быть счастливым, заинтересованным и увлеченным тем, что вы делаете. Обычно нам нравится то, что у нас хорошо получается, и у нас хорошо получается то, что нам нравится. Выясните, что вам нравится – это самая легкая часть. Вы уже знаете, что вам нравится. Во-вторых, выясните, к чему у вас есть способности. Затем устройте свою жизнь так, чтобы заниматься только этими делами.
• Личные отношения не ладятся.
  Разочарования, разногласия и ссоры с родными и близкими забирают много энергии. Единственный способ избавиться от разногласий и разочарований – это больше любить их, больше ценить и больше благодарить их. По закону взаимности, и из-за глубокой человеческой потребности быть любимыми, ваши отношения быстро наладятся.
• Вас угнетает ваше финансовое положение.
  Обзор финансового благополучия 2011 г. The PricewaterhouseCoopers показал, что финансовый стресс способствует потере продуктивности. Это сильный раздражитель, и многие разбираются со своими деньгами на работе. Погашая долги, и разумно используя кредитку (то есть, возвращая деньги сразу же после того, как вы ею расплатились), вы сможете снять с себя груз, который мешает вашей продуктивности.
• Вы полагаетесь на силу воли.
  Мотивация – или, другими словами, сила воли – стимулирует вас. Но у вас ограниченный запас силы воли, и на нем далеко не уедешь. Когда этот запас истощается, вероятнее всего, что вы отложите дела на завтра. А привычки приведут вас к финишной прямой. Они помогут вам справиться с недостатком мотивации. Вы должны перестать надеяться только на силу воли.

Всегда есть завтра…

Слово «прокрастинация» (промедление) происходит от латинского procrastinare – pro (на) и crastinatus (завтра). Другими словами, вы откладываете дела на завтра. Если вы прокрастинируете, знайте, что это происходит из-за трудностей и разногласий. Изучить проблему помогут эти 13 эффективных способов борьбы с прокрастинацией.

• Вы хотите погулять на свежем воздухе.
  Особенно в странах с холодным климатом (я живу в Канаде), где лето короткое, в течение года поведение людей радикально меняется. Депрессивные и в состоянии зимней спячки зимой, летом люди пьют коктейли на улице и практикуют активный отдых. Это сильно влияет на продуктивность. Если вы полностью контролируете свой график, вы можете отдыхать в прекрасные солнечные дни, а работать в выходные. В сущности, вы можете перепланировать свое время так, чтобы насладиться прекрасной погодой.
• Нет срочности.
  Когда у вас много времени, чтобы что-то сделать, вас не поджимают сроки, и вероятнее всего, вы отложите это на потом. Установите промежуточные цели и начните сегодня.
• Нет ответственности.
  Если вы ни перед кем не несете ответственности за свои действия, вы легко сможете оправдать себя, когда не выполните работу. Возможно, это наименее применяемая концепция в бизнесе. Перестаньте полагаться на силу воли, и используйте подотчетность, чтобы поддерживать стабильно высокий уровень продуктивности.
• Вы боитесь потерпеть неудачу.
  Боязнь провала сводится к двум основным человеческим страхам: быть недостаточно хорошим и, в результате, не быть любимым. Мы также избегаем потенциальной боли, которую может причинить нам неудача. Страх и благодарность не могут сосуществовать в разуме одновременно. Если вы благодарны за уроки, извлеченные из случая с неудачей, страх рассеется.
• Вы не знаете, что делать дальше.
  Незнание ближайшего следующего шага может затормозить вас. Возможно, вы в шоке из-за всех возможных вариантов. Остановитесь и подумайте. Потратьте несколько минут на обдумывание следующего шага. Если вы и после этого не знаете, что делать дальше, возможно, вам нужно обратиться к своему Мозговому центру (объяснение ниже).
  Иногда вы очень мотивированы, вас поджимают сроки и нужно отчитываться, но неважное вставляет вам палки в колеса…

Неважное тянет одеяло на себя…

У вас много дел, но, кажется, что всегда есть что-то срочное и важное, что требует вашего внимания прямо сейчас.

• Отвлекающие факторы.
  В нашем высокоскоростном мире мы постоянно отвлекаемся. Выскакивают уведомления электронной почты, звонит рабочий или мобильный телефон, а коллеги могут в любой момент отвлечь вас от работы, чтобы что-то спросить. Если вы хотите быть продуктивным, вам нужно устранить отвлекающие факторы. Закройте инбокс или отключите уведомления, поставьте телефоны на беззвучный режим. Если у вас кабинет с дверью, закройте ее. Пусть коллеги знают, что вы недоступны в определенное время дня, когда вы хотите сосредоточиться на работе.
• Слабое разграничение.
  Ваша личная жизнь может с легкостью влезть в рабочий день. Если вы работаете дома, это все равно рабочее время. Люди не должны беспокоить вас. Несмотря на то, что вы дома, вам нужно сосредоточиться на работе. И выйдите из серой зоны, которая находится между продуктивностью и релаксацией. Занимайтесь либо одним, либо другим, но не всем вместе.
• Не предусмотрено достаточно времени, чтобы заниматься неважным.
  Например, если вы отвели только один час на проверку почты, а потратили четыре, значит, это занятие влезло в другие дела. Решить эту проблему можно с помощью учета времени, и улучшить свои навыки расчета времени.
• Ваши коллеги планируют слишком много совещаний.
  Ваше время дорого стоит, и их время тоже. Каждый час, проведенный на совещании – это время, не использованное для достижения прогресса в работе. Следовательно, это – их обязательная цена. Посещайте только те встречи, на которые вам действительно стоит пойти. И проводите эффективные совещания.

Итак, даже если вы продуктивны и хорошо справляетесь с неважными делами, вы все еще можете работать не над тем, чем надо.

Делаете не то, что надо.

Вы должны точно знать, чего вы хотите, знать, как вы будете этого достигать, и иметь правильную команду, которая будет помогать вам в этом.

• Вы еще точно не определили, чего вы хотите.
  Достичь можно лишь того, что ваш разум поймет и во что поверит. Тогда, первый шаг – знать наверняка, чего вы хотите. Другими словами, вам нужно определить четкий замысел. Ваша стратегия, цели и действия будут отталкиваться от этого замысла.
• Вы еще не определили РАЗУМНЫЕ цели.
  Ваши цели должны быть конкретными, измеряемыми, достижимыми, реалистичными, своевременными, эмоциональными и стоящими. Поставить цель заработать 1 миллион долларов в этом году ни с того, ни с сего, было бы неправильно.
• У вас еще нет правильной общей стратегии.
  Раз уж вы точно определили, чего вы хотите, и в чем заключаются ваши РАЗУМНЫЕ цели, вам нужна правильная стратегия – или общий план действий. Это тот случай, когда вам пригодится ваш Мозговой центр. Обязательно придерживайтесь выбранного курса – используйте принятую стратегию, в то же время, совершенствуя ее, по мере получения обратной реакции и опыта.
• Вы не используете силу Мозгового центра.
  Наполеон Хилл представил принцип Мозгового центра в своей книге «Думайте и богатейте». Он состоит из двух или более человек, работающих в идеальной гармонии над осуществлением определенного замысла. Благодаря этому принципу вы можете заимствовать и использовать образование, опыт и влияние других людей.
• Вы нерегулярно составляете планы.
  Приоритеты меняются, и ваш план действий постоянно совершенствуется, но планирование жизненно необходимо. По словам Дуайта Д. Эйзенхауэра, «В подготовке к сражению я всегда находил, что планы бесполезны, но планирование – совершенно необходимо».
• Бонус №28: Может быть, вы продуктивны, но просто не знаете об этом.
  Иногда мы так заняты и сосредоточены на том, что делать дальше, что не останавливаемся взглянуть на то, что мы уже закончили. Остановитесь и оцените маленькие победы. В других случаях, мы возлагаем на себя нереалистичные надежды. Почувствуйте благодарность за каждую толику прогресса. Отпразднуйте, сделайте или купите то, что вы любите. Что касается меня, всякий раз, когда я добиваюсь большого прогресса, я веду себя в ресторан здорового питания и на массаж в спа. Что доставляет вам удовольствие? Проводить время с любимыми? Небольшое путешествие? Шоппинг?

Обратите внимание, что не у всех есть каждая проблема из этого списка. И если вы хотите повысить уровень своей продуктивности, нужно найти, какая из них беспокоит именно вас. Лично меня больше всего беспокоят вот эти: недосыпание и мое финансовое положение. Мне все еще нужно погасить множество долгов, и даже если я быстро их погашу, это вносит стресс в мою жизнь.

Так что насчет вас? Какой из этих факторов снижения продуктивности беспокоит вас? И сейчас, когда вы прочитали этот пост, готовы ли вы избавиться от него?

Tweet

0 комментаСиев