4 секрета эффективного расписания телефонных звонков

Менеджмент и фриланс
07 ноября 2011

Я люблю разговаривать с людьми по телефону. Разговоры по телефону не похожи на какие-либо другие.

Поскольку я являюсь журналистом, мне приходится составлять расписание рабочих звонков, которые помогают мне при написании статей. Даже простой рассказ в 800 слов может потребовать пять интервью по телефону, к которым могут добавиться десять пояснительных электронных писем и примерно два изменения в расписании, если появляются люди, у которых есть нужный материал. Таким образом, я постоянно ищу способы сделать этот процесс более эффективным. За годы работы у меня появилось несколько своих методов решения этой проблемы:

1. Берегите своё самое продуктивное время для работы, которая требует наибольшей концентрации. Я знаю, что для меня лучшим временем является время с 8.00 до 10.30 утра. Поэтому я редко предлагаю или выбираю это время для телефонных звонков, разве только в тех случаях, когда у меня нет другого выхода. Я предпочитаю писать до тех пор, пока у меня есть на это силы, а затем я перехожу к интервью по телефону как деятельности, которая вносит разнообразие в мою работу.

2. Не планируйте долгих телефонных разговоров. Если ваш ежедневник состоит из блоков в 30 и 60 минут, это ещё не значит, что вам нужны телефонные разговоры такой длины. Я обычно рассчитываю на 15 или 20 минут. Для расписания это намного мобильнее, чем час. Сокращение количества времени дисциплинирует. Мне приходится продумывать заранее, что я хочу спросить и сказать. К тому же, если я договариваюсь об интервью в 20 минут, а за 10 минут получаю все, что мне нужно, мне нравится оставшееся время просто вежливо поболтать по телефону. С другой стороны, поскольку я знаю, что люди обычно планируют своё время блоками в полчаса, то, если я немного не уложусь со своим собеседником в запланированные 20 минут и потрачу больше его времени, обычно это не имеет никакого значения.

3. Ограничьте временной интервал. Вместо того, чтобы просить 20 минут где-то в течение двух последующих недель, думая, что так будет удобнее всего, я прошу 20 минут либо после обеда в среду, либо в утром в четверг (но после 10.30!). Слишком долгий временной интервал оказывает пагубное воздействие. Планируя телефонные звонки далеко вперёд, вы увеличиваете риск того, что у одной из сторон могут поменяться планы. Более короткие временные рамки помогают телефонному разговору состояться.

4. Старайтесь дозваниваться сразу. Это показывает, насколько вы пунктуальны. Ждать с 1.00 до 1.06, когда же зазвонит телефон – это пустая трата времени. Конечно, себя можно чем-то занять (прочитайте, например, статью 22 вещи, которые можно сделать во время скучной конференции по телефону), но лучше всегда следить за номерами и временем, и, следовательно, этим сводить к минимуму возможные убытки.

А как вы составляете своё эффективное расписание телефонных звонков и встреч?

Оригинал статьи: Laura Vanderkam (www.cbsnews.com)
Похожие статьи
Комментарии (0)