Ваши письма слишком длинные

Интересно
06 апреля 2011
 Если вы не можете написать вашу идею на обратной стороне моей визитки, значит, у вас нет ясного видения этой идеи ~Дэвид Беласко.

У электронных писем, которые присылают мне люди, есть одна распространенная проблема – они слишком длинные.

Я довольно занятой парень, да и кто из нас не занят? Я стараюсь отвечать на письма, но когда я получаю невероятно длинное письмо, у меня не получится быстро на него ответить. Если письмо короткое, я отвечу сразу же, как только прочитаю его.

Так зачем же присылать длинные письма?

Есть правило: в длинных письмах никогда не возникает необходимость. Никогда.

Зачем я это пишу? Я не пытаюсь унизить людей, которые мне пишут. Это распространенная проблема, и я надеюсь, что эта статья поможет людям писать более эффективно.

Как я пользуюсь электронной почтой

Я писал ранее, как отказался от электронной почты. Это правда, но только на 90%. Я все еще отправляю электронные письма небольшой группе людей – в основном тем, с которыми я сотрудничаю (партнерам, дизайнерам, типографщикам и т.д.). Также я отвечаю клиентам (компенсации, проблемы с загрузкой).

Для комментариев и обратной связи с читателями я пользуюсь Твиттером. Для общения с родственниками (которые живут на Гуаме или в других частях мира) использую Facebook (у меня в «друзьях» нет никого, кроме родственников, поэтому друзей меньше сотни).

Тем не менее, такая проблема встречается не только у меня. Неважно, как вы используете электронную почту – никому не хочется читать длинные эссе или отвечать на десять вопросов. Все мы занятые люди и ценим наше время.

Когда я проверяю почту, я стараюсь побыстрее закончить. Я не хочу потратить на это весь день, так что я захожу, читаю письмо, отвечаю или сохраняю/удаляю, и выхожу.

Когда кто-то присылает мне длинное письмо, скорее всего, оно заархивировано. Если мне обязательно нужно ответить, возможно, я не буду делать это в тот же день.

Обратите внимание: этот пост не только обо мне. Он обо всех, кто занят, и ценит свое время. Отправляя такому человеку длинное письмо, вы показываете, что не цените его время и не продумали, что важно, а что – нет. Таким образом уменьшается вероятность, что вам ответят.

Чем плохи длинные письма?

Несколько причин навскидку:
  • Их приходится слишком долго читать. У меня нет много времени для чтения. Отправляя мне эссе вы показываете, что ваше письмо важнее всего, что я должен прочесть.
  • Они воруют мое время. Когда вы присылаете мне письмо, вы претендуете на мое время (прочесть, обработать, ответить на письмо). Если вы присылаете длинное письмо, значит, вы его не отредактировали. Вы не выбрали самого важного. На самом деле вы считаете, что я должен сделать это за вас. Вы имеете в виду, что ваше время важнее моего.
  • Вы не говорите по существу. В чем суть вашего письма? В чем заключается основной вопрос? Выкладывайте или забудьте об этом.
  • Вы задаете слишком много вопросов. Я не в состоянии ответить на все, не потратив при этом полчаса моего драгоценного времени. Так что не спрашивайте слишком много – достаточно одного или двух вопросов.
  • Я не буду отвечать. Если вы хотите, чтобы я немедленно прочел ваше письмо или того хуже – сделал  что-то для вас – что ж, удачи. Я не звезда эстрады, но мне тоже есть чем заняться, и я не могу тратить время на каждое длинное письмо. К тому же, их у меня много.

Правила для написания коротких, действенных писем

Можете проигнорировать их на свой страх и риск:

1.    Достаточно пяти предложений. Не больше. Я конечно же стащил это из five.sentenc.es, но я использую это правило несколько лет, и оно работает. Я обычно стараюсь сделать так, чтобы предложений было меньше пяти.
2.    Выделите суть. Если вы считаете, что не уложитесь в пять предложений, значит, вы не выделили главное из того, что вы хотите сказать. Попробуйте еще раз выявить главную мысль, и придерживайтесь этого правила в дальнейшем.
3.    Спрашивайте что-нибудь одно. Не задавайте десять вопросов, задайте один. Или, самое большее, два. Так вы с гораздо большей вероятностью быстро получите ответ.
4.    Редактируйте. Если вы растянули письмо на восемь предложений, сократите его до трех.
5.    Давайте ссылки. Если вам нужно сослаться на какую-либо информацию, включите интернет-ссылку в письмо.
6.    Выложите информацию в сети. Если информации, которой вы хотите поделиться, нет в сети, разместите ее там. Создайте развернутый ответ или справочный документ (затем отредактируйте его и оставьте только необходимую информацию) и выложите его онлайн. Воспользуйтесь вашим блогом или одним из многих бесплатных средств для размещения информации. Создайте FAQ, если это будет полезным. Отправьте ссылку в своем письме.

Кстати, этот пост – пример последнего правила.      
 

 
 
Оригинал статьи: Leo Babauta (zenhabits.net)
Похожие статьи
Комментарии (0)